Télétravail : une occasion de mieux manager
En France, 29% des salariés ont accès au télétravail de manière régulière.
Certaines entreprises, (ou devrais-je dire certains manageurs ou dirigeants ?) sont cependant toujours réfractaires à cette pratique qui vise à se généraliser et dont les avantages sont désormais prouvés et chiffrés (bien être au travail, efficacité professionnelle, équilibre pro/perso, responsabilisation, attractivité de l’employeur…).
Peur de RTT déguisés, de week-end à rallonge, de farniente, de perdre le contrôle, de n’avoir les ressources à disposition si besoin, de détachement des employés vis-à-vis de l’entreprise… Les raisons sont nombreuses et sont l’expression des peurs de chacun, mais aussi des manquements managériaux :
Difficulté à poser des objectifs clairs, incapacité à évaluer ses salariés autrement que par le flicage de leur présence à leur poste de travail, manque d’organisation et d’anticipation, difficulté à déléguer correctement, manque de confiance, crainte de devoir recadrer, manque de courage et de transparence dans la communication du quotidien, besoin de (sur)contrôle et micro-management, difficulté à assumer sa posture de manageur…
Le mouvement des gilets jaunes, suivi par les grèves massives puis par la propagation du Corona Virus, ont amené certaines entreprises à accepter précipitamment le télétravail ou devenir plus flexibles sur certaines règles (jours imposés, nombre de jours/semaine notamment et personnes éligibles).
Difficile de revenir en arrière après cela, de justifier l’injustifiable.
Alors quelque soit votre situation, je vous invite à suivre ces quelques règles permettant de vous assurer, a priori ou posteriori, du management de votre activité en télétravail de manière plus sereine et efficace.
1 – Mettez vous d’accord sur les règles, définissez le cadre
La première clé d’une mise en place réussie du télétravail est la définition du cadre. Il doit être clair, élaboré conjointement entre le manageur et ses collaborateurs (la DRH éventuellement si besoin et selon la structure).
Ce cadre devra notamment définir :
Le lieu adapté à la mise en place du travail à distance. A la maison si l’installation le permet, prenant en compte les contraintes logistiques, ergonomiques, familiales… ou dans un espace autre (coworking …) … ou un mix des deux.
Les horaires, connexions, disponibilités… obligatoires et demandées par les deux parties. Le manageur comme le collaborateur peut avoir besoin d’une plage de communication fixe ou définie.
Le nombre de jours, la flexibilité possible, les délais de prévenance en cas de modification, les jours imposés… tout ceci doit être clair au plus tôt pour éviter toute négociation ou confusion.
2 – Evoquez clairement vos craintes et vos besoins
La mise en place du télétravail et sa difficulté au sein de certaines organisations ou services est souvent liée aux craintes du management, à ses doutes.
Alors parlez-en !
Prévoyez un moment d’échange structuré pendant lequel chacun partagera ses craintes. Oui, je parle de peur, d’émotion !! Vous verrez ça évitera que cela ne se transforme en colère si des difficultés apparaissent, de créer de la tension. Une fois ces craintes évoquées, listées, sans commentaire de part et d’autre, sans jugement, regardez tous ensemble ce que vous pouvez mettre en place pour rassurer chacun, manageur et collaborateur.
Regardez régulièrement où en sont ces doutes et ces peurs ainsi que les moyens qui y ont été associés afin d’adapter si besoin les mesures prises et le cadre, le mode de communication.
3 – Mettez vous d’accord sur les objectifs et le contrôle
Bien souvent la réticence à mettre en place le télétravail au sein d’une équipe par le manageur résulte de sa difficulté à fixer des objectifs clairs, à les contrôler et à recadrer ou féliciter si besoin. Oui, c’est souvent la résultante de sa difficulté à conduire son équipe vers l’atteinte d’un résultat précis et partagé plutôt qu’à lui indiquer le chemin à emprunter, à contrôler chaque étape, la manière de faire, déléguer, faire confiance, lâcher prise.
Ce changement ne peut s’opérer en quelques jours et est bien souvent la conséquence d’un mode de fonctionnement systémique d’entreprise, plus que d’une décision isolée. La mise en place du télétravail est une excellente occasion de se mettre d’accord avec ses collaborateurs sur ce que sont leurs objectifs et sur la manière dont leur travail est évalué. Bien au-delà d’une fiche de poste, ceci permet de clarifier ce que l’on attend de chacun, quelles sont ses priorités et la manière dont il sera contrôlé et évalué.
C’est aussi l’occasion pour les collaborateurs d’exprimer clairement à leur manageur ce qu’ils attendent de lui, sur les moyens, sur le temps, sur la liberté d’action, sur le soutien…
4 – Définissez le mode de communication
La confiance et la responsabilisation individuelle sont évidemment les points clés de la réussite et de la performance d’une équipe partiellement en télétravail. Ceci ne se décrète pas, notamment si ce n’est pas présent au préalable au sein l’équipe et de son manageur, ceci se met en place.
Il est indispensable de se mettre d’accord sur la manière dont la communication se fera au quotidien, que chacun ne confonde pas besoin d’information et contrôle inopiné, ne confonde pas appel nécessaire et justification de sa présence. La confiance se mettra en place s’il n’y a pas d’ambiguïté sur les demandes, sur les appels, sur le mode de communication retenu, aussi évidemment s’il n’y a pas de sous-entendus (« je ne te vois pas connecté à ta messagerie… », « pourquoi tu n’as pas répondu à mon mail de ce matin », « ça fait 3 fois que je t’appelle ! ») dans la manière d’exprimer son besoin ou l’objet de sa communication.
Fixez au plus tôt les modalités de communication entre vous et vos équipes, collectivement et individuellement, et pour vous aussi manageur lorsque vous êtes en télétravail.
Prévoyez également de faire un point régulier en équipe et individuellement sur le mode de fonctionnement du télétravail, le besoin de revoir certaines règles ou pas, d’adapter le mode de communication, de voir ce qui marche et marche moins bien, conforter la confiance ou exprimer les difficultés.
5 – Prévoyez un jour où toute l’équipe sera là
Le fonctionnement de l’équipe sera forcément perturbé par cette nouvelle organisation du travail et les moments de cohésion différents. Il est indispensable de trouver un jour au minimum dans la semaine pendant lequel toute l’équipe sera là, permettant de travailler sur l’équipe, de retrouver le plaisir du groupe et de créer du lien.
Ce jour sera indispensable pour tout nouveau intégrant l’équipe notamment, et également pour travailler sur vos projets, votre mode de fonctionnement… N’en faites pas une journée réunionite qui viendra plomber votre productivité et la motivation de vos équipes à se retrouver ce jour là.
La mise en place du télétravail est une démarche d’entreprise inéluctable et qui nécessite d’être gérée au mieux pour que cela devienne un atout et non un frein. Par ailleurs arrêter le télétravail ne doit jamais être la sanction à des abus ou une difficulté à gérer un collaborateur qui ne suit pas les règles.
Mais là on va parler de courage managérial et c’est une autre histoire… et un autre article.
Bon télétravail à tous, manageurs compris !
