Arrêtez de vous faire noyer par les Mails

Un des sujets qui vient le plus fréquemment chez les manageurs que j’accompagne est le temps passé à traiter les mails, de 1 à 3 heures par jour. 80 à 200 reçus quotidiennement, les urgences noyées parmi les communications internes et les messages dont vous n’êtes qu’en copie.



Cela semble délirant et pourtant c’est désormais le mode de fonctionnement de la plupart des entreprises, de vos clients et de vos fournisseurs. Il est souvent plus facile d’avoir une réponse rapide par mail que par téléphone dans certaines structures.


Voici quelques clés pour gagner en efficacité et reprendre la main sur votre boîte mail.


Prenez un moment pour la nettoyer complètement


Il arrive un moment où votre boîte est tellement chargée que le simple fait de regarder le nombre de mails non lus ou en attente de traitement vous créé un stress et le sentiment de ne plus gérer.


Prenez un moment (pour certains ce sera une journée ou deux) pour la nettoyer totalement et ne garder que ce qui va rester dans votre boîte de réception pour être traité ultérieurement.


De manière générale, faites en sorte que la partie boîte de réception contienne uniquement des mails pour lesquels vous avez une action à mener. Définissez vous des règles, exemple : pas plus de 30 mails dans ma boîte de réception quand je file en week-end.


Définissez dans votre planning un temps de traitement des mails


L’efficacité n’est pas de traiter les mails au fur et à mesure et de se laisser perturber par l’arrivée d’un mail. Vous gagnerez largement en sérénité et en productivité si vous définissez 1 à 4 périodes bien identifiées dans votre journée pour vous occuper des mails de votre boîte.


Pendant ce moment là, restez exclusivement concentré sur cette tâche. Lorsqu’il est temps de passer à une autre tâche, laissez de côté la boîte mail et restez totalement concentré sur le reste. Un document Excel à construire, un appel d’offre à lire ou un devis à faire… désactivez les alertes visuelles et sonores de votre smartphone ou de votre ordinateur, pendant cette période au moins et idéalement de manière permanente.


Par ailleurs, vous savez que votre retour de congés va être rendu difficile par cette boîte mail qu’il vous faudra épurer. Cela peut prendre plusieurs jours ou soirées selon le temps d’absence. Alors la prochaine fois que vous partez en congés, réservez déjà dans votre planning une plage importante de temps de traitement de ces messages afin de garder le bénéfice des congés quelques jours encore.


Moins d’une minute, traitez le tout de suite


Lorsque vous êtes dans votre moment de traitement de mails, adoptez cette règle très simple : si répondre à un mail prend moins d’une minute, faites le immédiatement.


Cela vous évitera d’avoir à lire et relire le même mail, de perdre du temps et que votre boîte ressemble à une véritable jungle. Cela va contribuer à réduire votre stress en vous laissant plus de visibilité.


Pour les mails qui demandent plus de temps, réservez une plage de travail spécifique dans votre agenda, comme une réunion avec vous-même, au calme. Sinon c’est prendre le risque de créer des brouillons, de perdre le temps de concentration, de relecture à chaque fois que vous vous remettez sur le sujet.


Ne perdez pas trop de temps à trier


Le moteur de recherche de votre boîte mail est très performant.


Ainsi, il est inutile de créer maints et maints répertoires, sous-dossiers et sous sous dossiers. La fonction de recherche alliée à celle du tri vous permet de retrouver rapidement n’importe quel mail. Le temps passé à ranger méticuleusement chaque mail pour le jour où « sait on jamais, je préfère me couvrir », vous le retrouverez tout aussi facilement.


Autre conseil, il existe une touche effacer sur votre ordinateur. Effacer un mail est également une solution, de libérer de la place sur votre boîte et de gain de temps de classement. Tous les mails n’ont pas cette importance vitale qu’ils doivent être conservés, classés.


Parlez avec vos interlocuteurs


Envoyer un mail plutôt que d’appeler son client ou d’aller voir le service achat paraît plus rapide et efficace, plus facile souvent surtout si le sujet est un peu délicat. Quand vous allez prendre (ou devrais je dire reprendre) l’habitude d’appeler ou d’aller voir vos interlocuteurs, vous aller lentement y trouver de nombreux bénéfices.


La communication reviendra rapidement sur un mode oral, créant du lien et favorisant la confiance et le confort de la relation. La personne va graduellement prendre l’habitude son tour de vous appeler quand nécessaire et choisir le degré d’urgence de ses demandes et informations par mail.


Enfin, un simple rappel… le mail n’est pas le bon endroit pour « se faire son collègue », « recadrer son subordonné », « exprimer son désaccord total ». Si vous sentez que vous avez écrit le mail sous le joug de la colère, laissez le reposer 24h et relisez le à froid. Il est fort probable que vous l’effacerez.



Le mail s’est substitué à une grande partie de la communication managériale et de la relation client. En remettant un peu d’humain dans les échanges, vous y retrouverez certainement aussi du sens et du plaisir.


Belle réussite à vous.

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